Selbstmanagement: Den Arbeitsalltag eigenständig planen

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Ein effektives Arbeiten setzt Selbstmanagement voraus. So funktioniert es.
Sich selbst managen? Mit diesen Methoden und Tools klappt das Selbstmanagement.

In kaum einer gegenwärtigen Stellenanzeige wird Selbstmanagement noch unter den gewünschten Qualifikationen gelistet. Die Kompetenz, sich unabhängig von äußeren Einflüssen im beruflichen Kontext selbst zu organisieren, ist mittlerweile Voraussetzung. Daher wird Selbstmanagement auch oft mit dem Begriff Zeitmanagement gleichgesetzt. Zu unterscheiden ist jedoch: Zeit können Sie nicht managen. Sich selbst schon. Während Zeit immer gleichbleibend vergeht, können Sie dank Selbstmanagement planen, wie Sie Ihre Arbeitszeit nutzen wollen. 

Zeitfresser aus dem Arbeitsalltag verbannen

Wollen Sie während der Arbeit im Homeoffice effektiver werden, eruieren Sie, welche Aufgaben Sie unnötig aufhalten. Selbstmanagement bedeutet, sich gesetzten Zielen bewusst zu sein. Verbannen Sie Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag, die Sie Zeit kosten, aber nicht auf Ihr Ziel einzahlen. 

Verlangen Aufgaben dennoch eine Reaktion, verschieben Sie diese auf einen späteren Zeitpunkt oder aber delegieren Sie sie. Folgende Selbstmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, richtig zu handeln:

ABC-Methode für mehr Selbstmanagement

Prüfen Sie Ihre anstehenden Tagesaufgaben nach dem Muster der ABC-Methode:

  • A steht für sehr wichtig, sofort erledigen. 
  • B steht für weniger wichtig, später erledigen. 
  • C steht für kaum wichtig, sollte delegiert werden. 

Prüfen Sie Ihre anstehenden Tagesaufgaben nach dem Muster der ABC-Methode. Konsequent angewandt, bringen Sie Ihre To-Dos in eine Reihenfolge, die Sie abarbeiten können. Kommen Aufgaben hinzu, prüfen Sie diese erneut auf Ihre Wichtig- und Dringlichkeit und sortieren diese in Ihre To-Do-Liste ein.

Eisenhower-Matrix für mehr Selbstmanagement

Schon der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower wusste um die Notwendigkeit, sich zu strukturieren. Für sein Selbstmanagement entwickelte er eine Matrix, deren Achsen in wichtig und unwichtig sowie eilig und nicht eilig unterteilt sind. Je nach Einordnung der Aufgabe, ergibt sich eine Handlungsempfehlung:

  • wichtig und eilig = erledigen
  • unwichtig, aber eilig = delegieren
  • wichtig, nicht eilig = terminieren
  • unwichtig, nicht eilig = ablegen 

ALPEN-Methode für mehr Selbstmanagement

Selbstmanagement kann sich genauso mühselig wie Bergsteigen anfühlen. Die ALPEN-Methode ist jedoch auf ein Akronym zurückzuführen, nicht auf ein Hochgebirge. Mithilfe dieser Selbstmanagement-Methode erstellen Sie sich einen strukturierten Tagesplan.

  • A = Aufgaben aufschreiben
  • L = Länge der Aufgabe einschätzen
  • P = Pufferzeit einplanen
  • E = Entscheidungen priorisieren
  • N = Nachkontrolle der nicht erledigten Aufgaben

Die ALPEN-Methode gibt es vor: Kalkulieren Sie ausreichend Pufferzeit ein. Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihres Arbeitstages. So können Sie besser auf Unvorhergesehenes reagieren, ohne Ihr Tagesziel zu verfehlen. Andernfalls greift der letzte Punkt: Unerledigte Aufgaben übertragen Sie auf den nächsten Tag. 

Sinnvolle Tools für ein effektives Selbstmanagement

Sich selbst zu strukturieren, erfordert zeitliches Feingefühl. Die Herausforderung beim Selbstmanagement liegt darin, den Aufwand einer Aufgabe vorab zu überblicken und entsprechend zu terminieren. Diverse Tools können bei der Organisation helfen. Wollen Sie möglichst transparent arbeiten, dann greifen Sie auf digitale Lösungen zurück.

Operative Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello oder Bitrix24 lösen schon längst die auf Schmierzettel notierten To-Do-Listen ab. Vor allem bei Remote Work zahlt sich ein sogenanntes Social Intranet mit Cloud-Anbindung aus, um kollaboratives Arbeiten standortunabhängig zu fördern. Zusätzliche Messaging-Dienste wie Skype oder Slack unterstützen die schnellere Kommunikation untereinander, um beispielsweise Aufgaben zu delegieren. Anbieter wie Zoom oder Vectera ermöglichen sogar Online-Meetings zur Präsentation von Arbeitsständen im Kreise von Kollegen oder Kunden. Doch verlieren Sie bei all den Möglichkeiten des kommunikativen Austauschs Ihren eigenen Fokus nicht. 

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