Wie Onboarding die Fluktuation in Unternehmen verringert

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Ob analog oder digital, ein Einarbeitungsplan ist ein nützliches Tool für den Onboarding-Prozess.

Die Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag ist noch immer beachtlich: 28 % der Unternehmen erhalten Kündigungen von neuen Mitarbeitern, bevor diese ihre Stelle antreten. Das ergab die zweite Onboarding-Umfrage der Haufe Group, an der 354 HR-Verantwortliche im vergangenen Jahr teilgenommen haben. 60 % der Personaler sind laut Studie überzeugt, dass der Onboarding-Prozess die Anfangsfluktuation verringern würde.

Karriere.haus hat sich mit Verbesserungspotentialen auseinandergesetzt, die Unternehmensintegration vor dem ersten Arbeitstag zu fördern.

Was ist Onboarding?

Onboarding meint, neue Mitarbeiter „mit an Bord“ des Unternehmens zu nehmen. Dabei umfasst es die allgemeine Einführung in die Struktur der Firma, die soziale Integration in den Kollegenkreis, aber auch die fachliche Einarbeitung.

Optimalerweise beginnt das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, nämlich unmittelbar nach dem Vertragsabschluss. Je besser die Vorbereitungen für Einführung, Einarbeitung und Integration erfolgen, desto schneller wird sich ein Mitarbeiter in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen – und folglich die erhoffte Leistung erbringen, um die neue Position entsprechend auszuüben.

Onboarding ist mehr als Büro-Führung

Begrüßung, Führung und Vorstellung machen noch keinen Onboarding-Prozess aus. Und doch endet er in vielen Unternehmen unmittelbar nach der administrativen Einführung. Denn 90 % der HR-Verantwortlichen verfügen über keine finanziellen Mittel, um Onboarding-Maßnahmen über die Notwendigkeiten der Unternehmenseinführung hinaus zu optimieren.

Das Bewusstsein dafür, welche Wirkung Onboarding erzielen kann, besteht jedoch: 91 % der HR-Verantwortlichen sind davon überzeugt, dass eine gelebte Willkommenskultur die soziale Integration stärke. Ähnlich viele erkennen darüber hinaus eine positive Auswirkung auf die fachliche Eingliederung.

3 einfache Tipps zur Onboarding-Optimierung

Was noch immer unterschätzt wird: Ausgereifte Onboarding-Maßnahmen motivieren neue Mitarbeiter. Schon kleine Handgriffe können dazu beitragen, die Fluktuation zu senken. Sie müssen nicht einmal viel kosten und können in den Arbeitsalltag integriert werden.

 

„Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen beginnt bei uns nicht erst mit dem ersten Arbeitstag. Jede Vertragsunterzeichnung ist für uns immer wieder etwas ganz Besonderes. Das soll auch der neue Kollege von Beginn an spüren. Kleine Gesten und eine herzliche Kommunikation sind uns dabei sehr wichtig. Dazu gehört auch, noch vor dem ersten Arbeitstag über eine Willkommensmail eingeladen zu werden, sich seine Hausschuhe für’s Büro online auszusuchen und schon die Mittagsessenswahl für die erste Woche zu treffen. So arbeitet es sich dann auch viel entspannter.“ – Friederike Bräunlich, HR-Managerin bei F&P GmbH

 

‎▶ Beim Vorstellungsgespräch: Onboarding-Buddy vorstellen

Schon während des Vorstellungsgesprächs ist es angebracht, mehr über die Willkommenskultur des potenziellen Arbeitsgebers zu verraten. Rund ein Viertel aller Unternehmen stellt neuen Mitarbeitern einen Mentor oder aber sogenannten Buddy zur Seite, der sich auf die fachliche Einführung konzentriert, darüber hinaus aber auch als Ansprechpartner bei Fragen rund ums Unternehmen fungiert. Best Practice: Den Onboarding-Buddy direkt vorstellen.

 

„Eine Grußkarte noch vor dem ersten Arbeitstag signalisiert die Vorfreude der Mitarbeiter auf den neuen Teamkollegen. Später erleichtert ein geschmückter Schreibtisch und ein gemeinsames Teamfrühstück den Start in den ersten Arbeitstag.“ – Friederike Bräunlich, HR-Managerin bei F&P GmbH

 

▶ Vor dem ersten Arbeitstag: Sich in Erinnerung rufen

Zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters vergehen in der Regel mehrere Wochen, nicht selten auch Monate. Um die Vorfreude auf die neue Stelle beim künftigen Kollegen zu stärken, kann sich der Arbeitgeber vor Vertragsbeginn mit einem persönlichen Gruß in Erinnerung rufen. Eine motivierende Geste kann sein, eine Postkarte aus dem Büro zu schicken, auf der das Team unterschrieben hat. Als hilfreich wird auch das Zusenden einer Check-Liste empfunden, die zugleich die Werte des Unternehmens widerspiegelt: „Bitte mitbringen: Mittagsbestellung, Kaffeetasse und gute Laune. Arbeitsmaterialien sind vorhanden.“

 

„Ein Buddy, bei uns auch Pate genannt, steht dem neuen Kollegen bei allen Fragen zur Seite, auch über das Onboardings hinaus!“ – Friederike Bräunlich, HR-Managerin bei F&P GmbH

 

▶ In der ersten Arbeitswoche: Onboarding-Challenge

Lediglich 6 % der Umfrage-Teilnehmer setzen bisher eine digitale Lösung zur Unterstützung des Onboarding-Prozesses ein. Ob spezielle Software oder individuelle Tabellen, die Digitalisierung des Onboardings schafft Transparenz für Arbeitnehmer und -geber. Sowohl ein analoger als auch ein online verfügbarer Einarbeitungsplan kann darüber hinaus spielerisch eingesetzt werden: Kleine Aufgabenpakete lassen sich als Onboarding-Challenge verpacken. Beispielsweise repräsentieren sie die fachliche Entwicklung oder aber zahlen auf die Unternehmenskultur ein.

 

„Um ein nahtloses Onboarding zu garantieren, erhält jeder neue Mitarbeiter Onboarding-Tickets, die ihm bei der Orientierung im neuen Unternehmen helfen.“ – Friederike Bräunlich, HR-Managerin bei F&P GmbH

 

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