Kleinunternehmerregelung: Voraussetzungen, Grenzen und Antrag einfach erklärt

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Selbstständige und Gründer von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Sie gilt für Unternehmer, deren Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro (brutto) lag und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Dadurch vereinfacht sie die Buchhaltung erheblich – besonders in der Gründungsphase.

Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?

Die Regelung richtet sich an Einzelunternehmer, Freiberufler, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt), kurz UG. Entscheidend ist dabei nicht die Rechtsform allein, sondern die Höhe des erzielten Umsatzes.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten folgende Grenzen – auch für 2026 unverändert:

• Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (brutto)
• Umsatz im laufenden Jahr: nicht mehr als 100.000 Euro (brutto)

Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Wichtig: Es handelt sich um Bruttobeträge. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, entspricht der Bruttobetrag in der Praxis dem Nettobetrag.

Wer im Jahr der Gründung startet, muss den voraussichtlichen Jahresumsatz anteilig hochrechnen. Gründen Sie beispielsweise am 1. Juli 2026, zählen nur die verbleibenden sechs Monate des Jahres – der zulässige Umsatz beträgt dann 12.500 Euro.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Vorteile

• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen – Ihre Preise wirken für Privatkunden günstiger
• Deutlich weniger bürokratischer Aufwand: keine monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen
• Seit 2025: keine Umsatzsteuererklärung mehr erforderlich, auch keine Nullmeldung
• Einfachere Buchhaltung, besonders in der Anfangsphase
• Kein Risiko von Vorsteuernachzahlungen

Nachteile und wann die Regelbesteuerung sinnvoller ist

• Kein Vorsteuerabzug möglich: Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben können Sie nicht zurückfordern
• Für Geschäftskunden (B2B) weniger attraktiv, da diese die Vorsteuer ohnehin abziehen könnten
• Bei hohen Investitionen zu Beginn kann die Regelbesteuerung finanziell vorteilhafter sein

Wenn Sie hauptsächlich mit Geschäftskunden arbeiten oder größere Investitionen planen, lohnt sich ein Vergleich beider Optionen. Unser Gründungscoaching – mit AVGS kostenfrei – hilft Ihnen dabei, die richtige Entscheidung für Ihre Situation zu treffen.

Kleinunternehmerregelung beantragen – so funktioniert es

Die Kleinunternehmerregelung wird nicht separat beantragt. Stattdessen geben Sie Ihre Entscheidung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, den Sie nach der Gewerbeanmeldung oder Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt einreichen. Dort finden Sie eine entsprechende Frage zur Umsatzsteuerregelung.

An die Regelung gebunden: Was bedeutet die 5-Jahres-Frist?

Wer sich für die Kleinunternehmerregelung entscheidet, ist daran für fünf Kalenderjahre gebunden. Ein vorzeitiger Wechsel zur Regelbesteuerung ist in dieser Zeit grundsätzlich nicht möglich. Umgekehrt können Sie freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten – zum Beispiel, wenn Sie überwiegend mit Geschäftskunden arbeiten und den Vorsteuerabzug nutzen möchten. Dieser Verzicht bindet Sie ebenfalls für fünf Jahre.

Rechnungen als Kleinunternehmer richtig ausstellen

Als Kleinunternehmer weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen fügen Sie einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ein, zum Beispiel:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Wichtig: Sie dürfen auf Ihren Rechnungen keinen Umsatzsteuerbetrag ausweisen – auch nicht mit dem Hinweis „0 %”. Tun Sie es dennoch, schulden Sie die ausgewiesene Steuer dem Finanzamt.

Hinweis zur E-Rechnungspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen greift für Kleinunternehmer voraussichtlich erst ab 2028.

Was passiert, wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten?

Überschreitung der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr

Überschreiten Sie die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr, endet der Kleinunternehmerstatus sofort ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet – nicht erst im Folgejahr. Ab diesem Moment sind Sie verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Die davor erzielten Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei. Behalten Sie Ihre Umsätze daher regelmäßig im Blick.

Überschreiten Sie hingegen die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro, verlieren Sie die Berechtigung zur Kleinunternehmerregelung erst im darauffolgenden Kalenderjahr.

Rückwirkende Umsatzsteuerpflicht – ein Praxisfall

Dass das Finanzamt die Umsatzgrenzen eng auslegt, zeigt ein Beschluss des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt (Az.: 4 V 1379/15): Ein Verleiher von Licht- und Tontechnik hatte die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen und seinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Eine spätere Außenprüfung ergab, dass er tatsächlich 18.172 Euro Umsatz erzielt hatte – und damit die damals geltende Grenze überschritten hatte. Das Finanzamt setzte die Umsatzsteuer rückwirkend fest. Der Antrag des Unternehmers auf Aussetzung der Vollziehung wurde abgelehnt.

Das Gericht stellte klar: Die Überschreitung der Umsatzgrenze hebt die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung auf – unabhängig davon, ob der Unternehmer die Überschreitung bewusst herbeigeführt hat oder nicht.

Billigkeitsmaßnahmen des Finanzamts

Hat ein Unternehmer die Grenze objektiv überschritten, ohne dies subjektiv zu erkennen, kann das Finanzamt im Einzelfall Billigkeitsmaßnahmen gewähren. Dazu gehören etwa eine abweichende Steuerfestsetzung, eine Stundung oder ein Erlass. Diese Maßnahmen liegen jedoch im Ermessen des Finanzamts und sind keine Selbstverständlichkeit.

EU-weite Kleinunternehmerregelung seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es erstmals eine EU-weite Kleinunternehmerregelung. Deutsche Kleinunternehmer können damit auch in anderen EU-Mitgliedstaaten von der Umsatzsteuer befreit werden – sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• EU-weiter Jahresumsatz: maximal 100.000 Euro
• Nationaler Umsatz: unterhalb der nationalen Grenze des jeweiligen Landes (maximal 85.000 Euro)
• Registrierung über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt)
• Quartalsweise Meldung der EU-weiten Umsätze

Für Gründer, die Kunden in anderen EU-Ländern haben, kann diese Regelung eine erhebliche Vereinfachung bedeuten.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung (FAQ)

Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer 2026?

Der Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro (brutto) nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr darf der Umsatz 100.000 Euro (brutto) nicht übersteigen. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Muss ich die Kleinunternehmerregelung gesondert beantragen?

Nein. Sie geben Ihre Entscheidung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt an. Eine separate Beantragung ist nicht erforderlich.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Nein – seit 2025 nicht mehr. Auch eine Nullmeldung ist nicht länger erforderlich. Das ist eine der wichtigsten Entlastungen der Reform.

Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Sie können freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln – zum Beispiel, wenn Sie überwiegend mit Geschäftskunden arbeiten und den Vorsteuerabzug nutzen möchten. Dieser Verzicht bindet Sie für fünf Jahre.

Was muss ich auf meinen Rechnungen angeben?

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen fügen Sie einen Hinweis auf § 19 UStG ein, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze überschreite?

Der Kleinunternehmerstatus endet sofort ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Umsatzsteuer berechnen und abführen – auch wenn Sie sie Ihren Kunden noch nicht in Rechnung gestellt haben.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für GmbHs?

Nein. Die Regelung gilt nur für Einzelunternehmer, Freiberufler, GbRs und UGs (haftungsbeschränkt). Für GmbHs ist sie nicht anwendbar.

Fazit: Kleinunternehmerregelung – einfach, aber nicht ohne Risiko

Die Kleinunternehmerregelung ist ein sinnvolles Instrument für Gründer mit überschaubaren Umsätzen. Sie reduziert den bürokratischen Aufwand spürbar und macht Ihre Preise für Privatkunden attraktiver. Gleichzeitig birgt sie Risiken, wenn Umsatzgrenzen überschritten werden – auch unbeabsichtigt.

Behalten Sie Ihre Umsätze regelmäßig im Blick, stellen Sie Rechnungen korrekt aus und prüfen Sie frühzeitig, ob die Regelbesteuerung für Ihr Geschäftsmodell langfristig sinnvoller ist.

Weitere Informationen zum Thema Existenzgründung und Kleinunternehmerregelung erhalten Sie im Rahmen eines Gründungscoachings der EWU Dr. Wallberg & Partner GmbH – auf Wunsch kostenfrei mit AVGS.

⚠️ Hinweis: Die Angaben in diesem Artikel basieren auf dem Stand der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Jahressteuergesetz 2024, gültig ab 01.01.2025). Steuerliche Einzelfragen sollten immer mit einem Steuerberater abgestimmt werden.