Experten-Tipps: So ver­bes­sern Sie die Zusammenarbeit im Homeoffice

Eine trans­pa­rente Arbeitsweise und eine offene Kommunikation sind ele­men­tare Bestandteile des Community Managements. Zugleich bilden sie die Erfolgsfaktoren für ein effi­zi­entes Homeoffice. 

Transparenz und Verständigung sind für die Zusammenarbeit nun wich­tiger denn je, denn viele Unternehmen haben in Zeiten der Corona-Krise auf Remote Work umge­stellt, um ihre Mitarbeiter zu schützen. Doch die Erfahrung, im Homeoffice zu arbeiten, ist für viele Fach- und Führungskräfte neu. Denise Henkel, Expertin für Community Management, gibt Anregungen, wie Zusammenarbeit im Homeoffice gelingt.

Zusammenarbeit im Homeoffice: Community Management ist gefragt

Ein pro­duk­tives Miteinander trotz meh­rerer Standorte zu gestalten, ist her­aus­for­dernd, aber nicht unmög­lich. Die Voraussetzungen dafür, sich unter­ein­ander zu infor­mieren und mit­ein­ander zu kom­mu­ni­zieren, sind dank der fort­schritt­li­chen Technologie erfüllt.

“Eine ebenso wich­tige Voraussetzung für Produktivität ist ein Gefühl von Zusammenhalt, Gemeinschaft und Zugehörigkeit. Menschen sind soziale Wesen und was im direkten Kontakt im Büro mühelos gelingt, muss in der vir­tu­ellen Welt erst eta­bliert werden.”

Denise Henkel sieht Parallelen zwi­schen Communities und den aktuell geschaf­fenen Homeoffice-Unternehmen. Die Leipzigerin hat über zehn Jahre als Community Managerin digi­tale Gemeinden aus unter­schied­li­chen Branchen auf­ge­baut und wie­der­be­lebt. Landesgrenzen haben nie eine Rolle gespielt. Mit hat sie sich als Community Coach mitt­ler­weile selbst­ständig gemacht.

Tipp 1: Achtsam sein

Ist es in Ihrem Unternehmen bisher nicht üblich gewesen, gele­gent­lich von zuhause aus zu arbeiten, steigt die Gefahr, dass sich Mitarbeiter im Homeoffice allein gelassen fühlen. Vielleicht ergeht es Ihnen ähn­lich. Gehen Sie im Kollegenkreis daher achtsam mit­ein­ander um. Lassen Sie Raum, um Unklarheiten anzu­spre­chen. Noch besser: Bieten Sie aktiv Unterstützung an, diese zu klären. Bündeln Sie im Team Fragen zur Zusammenarbeit im Homeoffice, um einen Überblick zu schaffen, wo Schwierigkeiten bestehen.

“Ein wich­tiges Element für eine gute Zusammenarbeit ist der Konsens dar­über, auf welche Art und Weise dieses Ziel erreicht werden soll. Soll die Arbeit mög­lichst eigen­ständig, effi­zient und stö­rungs­frei erle­digt werden oder im regel­mä­ßigen Austausch mit­ein­ander? Im Büro erkenne ich viel­leicht, ob ein Kollege gerade ange­spro­chen werden möchte oder nicht, vir­tuell fallen diese non­ver­balen Signale weg.”

Praxistipp: Den Messenger dau­er­haft ein­ge­schaltet lassen und den Kollegen durch Statusmeldungen wie „bitte nicht stören“ oder „ansprechbar“ ein Signal geben.

Tipp 2: Verantwortlichkeiten kom­mu­ni­zieren

Ob im Büro oder im Homeoffice, eine pro­duk­tive Zusammenarbeit braucht Leitplanken. Trotz Heimarbeit müssen Verantwortlichkeiten zuge­wiesen, Abgabetermine bestimmt und Ziele defi­niert werden. Kommunizieren Sie diese über einen für alle Mitarbeiter zugäng­li­chen Kanal. Eine prä­zise Wortwahl beugt Missverständnisse vor. Um zu wissen, in wel­chem Fall Sie Email, Chat  oder Video-Call ver­wenden, bestimmen Sie gemeinsam mit den Kollegen ein Homeoffice-Regelwerk. Klare Strukturen ver­leihen Sicherheit in der Zusammenarbeit.

Tipp 3: Routinen ent­wi­ckeln

Eine andere Art Sicherheit ver­mit­teln rou­ti­nierte Abläufe. Sie helfen, Ihr Selbstmanagement zu opti­mieren. Als Morgenritual könnten Sie mit Ihrem Team gemeinsam Kaffeetrinken. Statt in der Büroküche zusam­men­zu­finden, nehmen Sie stand­ort­un­ab­hängig am Online-Meeting teil. Dabei können Sie sich über anste­hende Aufgaben aus­tau­schen und offene Fragen klären. Sogar das An- und Abmelden im Chat för­dert die Zusammenarbeit im Homeoffice. Durch diese Routine wissen Sie, wel­cher Kollege schon ansprechbar oder aber aktuell nicht ver­fügbar ist.

“Wie wichtig eine funk­tio­nie­rende Kommunikation unter Kollegen ist, zeigt der Umstand, dass durch Kommunikationsmängel in einem Jahr pro Mitarbeiter zwi­schen neun und elf Arbeitstage ver­loren gehen. Die bereits bestehenden Kommunikationsmängel im Büro können sich durch die Situation im Homeoffice noch poten­zieren. Hier gilt es vor­zu­beugen. Kopieren Sie das, was in Online-Communitys bereits erfolg­reich funk­tio­niert: Erarbeiten Sie im Austausch mit den Kollegen gemein­same Kommunikationsrichtlinien, das för­dert den Zusammenhalt und gibt Sicherheit. Je sicherer wir uns im Umgang mit­ein­ander fühlen, desto größer ist das gegen­sei­tige Vertrauen und umso offener kom­mu­ni­zieren wir mit­ein­ander.”

Entwicklungschance für Führungskräfte: Zusammenarbeit im Homeoffice stei­gern

Community Management wird im Besonderen von Führungskräften abver­langt. Nicht ständig einen wach­samen Blick auf das Tun der Kollegen zu haben, erfor­dert Vertrauen. Um die Zusammenarbeit des Teams im Homeoffice zu för­dern, sollten Mitarbeiter ein­be­zogen statt kon­trol­liert werden. Das können Führungskräfte erzielen, indem sie sich bei ihren Mitarbeitern nach Komplikationen oder offenen Fragen erkun­digen. Auch sollten sie regel­mäßig Feedback geben.

“Achtung: Die Aufmerksamkeit des Vorgesetzten sollte keine Strafe, son­dern viel­mehr ein Geschenk sein. Einer der häu­figsten Fehler, den Community Manager machen, ist, die Aufmerksamkeit vor­rangig auf das zu lenken, was nicht funk­tio­niert. Anerkennung im Team und das Gefühl, im Team einen wich­tigen Platz ein­zu­nehmen, sind enorme Motivationsfaktoren für Mitarbeiter. Als Führungskraft können Sie mit Ihrer Aufmerksamkeit hier len­kend ein­wirken. Belohnen Sie die Vorbilder in Ihrem Team und ermu­tigen Sie die­je­nigen, die sich schwertun. Besser noch: Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich gegen­seitig zu unter­stützen und gehen Sie mit gutem Beispiel voran.”

Hörtipp: Community-Expertin Denise Henkel spricht in über das Vorgehen, Community-Mitglieder bzw. Kollegen zu akti­vieren, um ein Wir-Gefühl zu erzeugen.

Praxistipp: Richten Sie einen „Working out loud“-Kanal ein, wo Sie dar­über berichten, wie Sie mit der Arbeit im Homeoffice umgehen. Ermutigen Sie Ihre Kollegen, sich auf diesem Kanal aus­zu­tau­schen und gegen­seitig zu unter­stützen.

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Ebenfalls wichtig: Das eigene Kommunikationsverhalten zu reflek­tieren. Hinterfragen Sie im Umgang mit Kollegen stets, ob Sie trans­pa­rent und voll­ständig kom­mu­ni­zieren. Halten Sie diese Leitlinien ein, wird Ihre Zusammenarbeit trotz Homeoffice erfolg­reich sein. Gern beraten wir Sie in einem unserer vir­tu­ellen Coachings auch online dazu.