Digitale Meeting-Kultur leben: Mit Plan zum Ziel
Meetings haben einen schlechten Ruf. Digitale Meetings einen noch viel schlechteren. Obwohl die Anreise wegfällt, neigen Teilnehmer zu Unpünktlichkeit. Vorbereitet hat sich auch niemand, eine Agenda gab es schließlich nicht. Dem digitalen Austausch fehlt es schlichtweg an Verbindlichkeit. Stirbt die Meeting-Kultur etwa aus?
Die Wahrheit ist: Eine Zusammenarbeit von Bildschirm zu Bildschirm hat es bisher nur in wenigen Unternehmen gegeben. Eine digitale Meeting-Kultur muss hierzulande erst noch etabliert werden.
Es wird Zeit: Schaffen Sie eine digitale Meeting-Kultur!
Meetings erfüllen nur dann ihren Zweck, wenn sie ein Ziel verfolgen. Sprechen wir von einer Meeting-Kultur, steht nicht die Anzahl der Meetings im Vordergrund, sondern ihre Effizienz.
Zwischenmenschliche Zusammenkünfte an der Kaffeemaschine sind wichtig für das soziale Miteinander im beruflichen Kontext. Ohne abgesteckten Rahmen führt Smalltalk jedoch in den seltensten Fällen zu einem produktiven Ergebnis. Ob Jour Fixe, Besprechung oder Tagung, ein Termin sollte auch immer ein Resultat zutage fördern.
Wie die digitale Meeting-Kultur innerhalb eines Unternehmens gelebt wird, ist abhängig von der inneren Einstellung der Beteiligten. Verschiedene Tools für Video-Conferencing bieten nützliche Funktionen, effizient miteinander zu arbeiten – ganz ungezwungen vor einem virtuellen Palmen-Hintergrund anstatt der heimischen Raufasertapete.
In Jogginghose zum Team-Meeting? Na endlich!
Bei all den Vorteilen fällt es schwer, digitale Meetings zu verteufeln: Lassen Sie gelegentlich die Jogginghose an oder legen Sie die Füße hoch, wenn Sie die Kamera einschalten. Beim Zoomen, Skypen oder Teamviewen sehen Ihre Gesprächspartner immerhin nur den von Ihnen vorgegebenen Bildausschnitt.
Greifen Sie während eines Video-Calls auf digitale Whiteboards zurück. Halten Sie kollaborativ Notizen fest oder aber fertigen Sie Skizzierungen an, um einen komplizierten Sachverhalt besser zu erläutern. Wie auch bei klassischen Versammlungen um den großen Konferenztisch empfiehlt es sich, einen Protokollführer zu ernennen. Auch sonst greifen die Regeln der üblichen Meeting-Kultur.
Auch eine digitale Meeting-Kultur braucht Regeln
Ob digitale Meetings im Kollegenkreis oder aber mit Kunden: Bereiten Sie sich und die Teilnehmer entsprechend auf den gemeinsamen Termin vor. Kündigen Sie das Meeting mit Vorlauf an, sprechen Sie eine Einladung aus und nennen Sie dabei den Inhalt des Zusammenkommens. So geben Sie allen Teilnehmern die Chance, sich auf das Meeting vorzubereiten. Damit tun Sie insbesondere sich einen Gefallen: Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie der einzige Meeting-Teilnehmer sind, der etwas beizutragen hat.
Sich bei Absprachen zu sehen, schafft Konsens. Und doch gehen kleine Signale in Form von Gestik oder Mimik während der digitalen Kommunikation unter. Stellen Sie aus diesem Grund vermehrt Rückfragen an die Meeting-Teilnehmer. Räumen Sie Möglichkeiten ein, miteinander in den Dialog zu treten. Ist die Teilnehmerzahl groß, so sollten auch digitale Meetings moderiert werden.
Übernehmen Sie die Rolle des Moderators, werfen Sie auch stets einen Blick auf die Zeit. Legen Sie während eines langen Meetings zum Wohle der Konzentration oder anderer Nöte Pausen ein.
Standup-Meetings für mehr Transparenz in der Zusammenarbeit
Eine zeitsparende Methode, um die Zusammenarbeit in Teams im Rahmen von Remote Work zu fördern, stellen sogenannte Standup-Meetings dar. Sie konzentrieren sich auf die wichtigsten Punkte anstehender Projekte. Jeder Mitarbeiter erhält einen zeitlich festgelegten Slot, um sein Team zu aktuellen Ständen zu unterrichten.
Folgende Struktur hilft, ein digitales Standup-Meeting effektiv zu gestalten: Was habe ich seit dem letzten Meeting erledigt? Was habe ich noch nicht geschafft und was hindert mich daran? Was nehme ich mir für heute vor? Was brauche ich von anderen Teammitgliedern dafür?
In der Regel finden Standup-Meetings täglich zur gleichen Zeit statt und werden deshalb auch Dailys genannt. Insbesondere in agilen Transformationen werden sie als beliebte Meeting-Methode gesehen, da sie Arbeitsstände transparent vermitteln.
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Online-Beratung: Optimierung der Arbeitsprozesse durch digitale Meetings
Auch karriere.haus lebt die digitale Meeting-Kultur. Künftig bieten wir Ihnen unsere Leistungen verstärkt über virtuelle Coachings an. Natürlich informieren wir Sie im Rahmen unserer Online-Beratung ebenso, wie Sie digitale Meetings künftig noch effektiver in Ihre Unternehmensprozesse einbinden können. Wir zeigen Ihnen neue Wege auf, Ihre Teamarbeit zu organisieren und beraten Sie, welche Tools für Ihre Unternehmensstruktur geeignet ist. Kontaktieren Sie uns dafür unverbindlich. Lassen Sie uns ins Gespräch kommen – von Bildschirm zu Bildschirm.
