Selbstmanagement: Den Arbeitsalltag eigen­ständig planen

In kaum einer gegen­wär­tigen Stellenanzeige wird Selbstmanagement noch unter den gewünschten Qualifikationen gelistet. Die Kompetenz, sich unab­hängig von äußeren Einflüssen im beruf­li­chen Kontext selbst zu orga­ni­sieren, ist mitt­ler­weile Voraussetzung. Daher wird Selbstmanagement auch oft mit dem Begriff Zeitmanagement gleich­ge­setzt. Zu unter­scheiden ist jedoch: Zeit können Sie nicht managen. Sich selbst schon. Während Zeit immer gleich­blei­bend ver­geht, können Sie dank Selbstmanagement planen, wie Sie Ihre Arbeitszeit nutzen wollen. 

Zeitfresser aus dem Arbeitsalltag ver­bannen

Wollen Sie wäh­rend der Arbeit im Homeoffice effek­tiver werden, eru­ieren Sie, welche Aufgaben Sie unnötig auf­halten. Selbstmanagement bedeutet, sich gesetzten Zielen bewusst zu sein. Verbannen Sie Aufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag, die Sie Zeit kosten, aber nicht auf Ihr Ziel ein­zahlen. 

Verlangen Aufgaben den­noch eine Reaktion, ver­schieben Sie diese auf einen spä­teren Zeitpunkt oder aber dele­gieren Sie sie. Folgende Selbstmanagement-Methoden helfen Ihnen dabei, richtig zu han­deln:

ABC-Methode für mehr Selbstmanagement

Prüfen Sie Ihre anste­henden Tagesaufgaben nach dem Muster der ABC-Methode:

• A steht für sehr wichtig, sofort erle­digen. 
• B steht für weniger wichtig, später erle­digen. 
• C steht für kaum wichtig, sollte dele­giert werden. 

Prüfen Sie Ihre anste­henden Tagesaufgaben nach dem Muster der ABC-Methode. Konsequent ange­wandt, bringen Sie Ihre To-Dos in eine Reihenfolge, die Sie abar­beiten können. Kommen Aufgaben hinzu, prüfen Sie diese erneut auf Ihre Wichtig- und Dringlichkeit und sor­tieren diese in Ihre To-Do-Liste ein.

Eisenhower-Matrix für mehr Selbstmanagement

Schon der ehe­ma­lige US-Präsident Dwight D. Eisenhower wusste um die Notwendigkeit, sich zu struk­tu­rieren. Für sein Selbstmanagement ent­wi­ckelte er eine Matrix, deren Achsen in wichtig und unwichtig sowie eilig und nicht eilig unter­teilt sind. Je nach Einordnung der Aufgabe, ergibt sich eine Handlungsempfehlung:

• wichtig und eilig = erle­digen
• unwichtig, aber eilig = dele­gieren
• wichtig, nicht eilig = ter­mi­nieren
• unwichtig, nicht eilig = ablegen 

ALPEN-Methode für mehr Selbstmanagement

Selbstmanagement kann sich genauso müh­selig wie Bergsteigen anfühlen. Die ALPEN-Methode ist jedoch auf ein Akronym zurück­zu­führen, nicht auf ein Hochgebirge. Mithilfe dieser Selbstmanagement-Methode erstellen Sie sich einen struk­tu­rierten Tagesplan.

• A = Aufgaben auf­schreiben
• L = Länge der Aufgabe ein­schätzen
• P = Pufferzeit ein­planen
• E = Entscheidungen prio­ri­sieren
• N = Nachkontrolle der nicht erle­digten Aufgaben

Die ALPEN-Methode gibt es vor: Kalkulieren Sie aus­rei­chend Pufferzeit ein. Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihres Arbeitstages. So können Sie besser auf Unvorhergesehenes reagieren, ohne Ihr Tagesziel zu ver­fehlen. Andernfalls greift der letzte Punkt: Unerledigte Aufgaben über­tragen Sie auf den nächsten Tag. 

Sinnvolle Tools für ein effek­tives Selbstmanagement

Sich selbst zu struk­tu­rieren, erfor­dert zeit­li­ches Feingefühl. Die Herausforderung beim Selbstmanagement liegt darin, den Aufwand einer Aufgabe vorab zu über­bli­cken und ent­spre­chend zu ter­mi­nieren. Diverse Tools können bei der Organisation helfen. Wollen Sie mög­lichst trans­pa­rent arbeiten, dann greifen Sie auf digi­tale Lösungen zurück.

Operative Projektmanagement-Tools wie Jira, Trello oder Bitrix24 lösen schon längst die auf Schmierzettel notierten To-Do-Listen ab. Vor allem bei Remote Work zahlt sich ein soge­nanntes Social Intranet mit Cloud-Anbindung aus, um kol­la­bo­ra­tives Arbeiten stand­ort­un­ab­hängig zu för­dern. Zusätzliche Messaging-Dienste wie Skype oder Slack unter­stützen die schnel­lere Kommunikation unter­ein­ander, um bei­spiels­weise Aufgaben zu dele­gieren. Anbieter wie Zoom oder Vectera ermög­li­chen sogar Online-Meetings zur Präsentation von Arbeitsständen im Kreise von Kollegen oder Kunden. Doch ver­lieren Sie bei all den Möglichkeiten des kom­mu­ni­ka­tiven Austauschs Ihren eigenen Fokus nicht. 

Organisationsoptimierung durch indi­vi­du­elle Personalberatung

Fällt es Ihnen schwer, den Grundstein für ein effi­zi­entes Selbstmanagement zu legen, steht das karriere.haus-Team bera­tend zur Seite. Im Rahmen unserer Personalberatung geben Ihnen unsere HR-Scouts auf Ihr Unternehmen abge­stimmte Empfehlungen an die Hand. Fragen Sie jetzt unver­bind­lich an.