Bewerbung per E‑Mail: Beachten Sie diese Besonderheiten

Nur in sel­tenen Fällen ver­langen Unternehmen heut­zu­tage noch Bewerbungsunterlagen über den Postweg. Mittlerweile hat sich die Bewerbung per E‑Mail durch­ge­setzt. Inhaltlich unter­scheidet sich die Online-Bewerbung auch nicht von der klas­si­schen Bewerbungsmappe. Und doch gibt es Besonderheiten, die Sie bei der Bewerbung per E‑Mail zu beachten haben. Diese erläu­tern wir Ihnen im fol­genden Beitrag.

Was ist eine E‑Mail-Bewerbung?

Die Bewerbung per E‑Mail erfolgt über den elek­tro­ni­schen Postversand. Wie auch die pos­ta­li­sche Bewerbung ent­hält die E‑Mail-Bewerbung neben einem Anschreiben und Ihrem Lebenslauf wei­tere Unterlagen wie Zeugnisse, Zertifikate oder Arbeitsproben. Statt die Dokumente aus­zu­dru­cken und in einer Bewerbungsmappe zusam­men­zu­fügen, werden alle Bestandteile für die Bewerbung per E‑Mail als PDF-Datei erstellt, um diese als Anhang online an den gewünschten Empfänger ver­senden zu können. 

Manchmal wird die E‑Mail-Bewerbung auch als Online-Bewerbung bezeichnet. Letzteres wird jedoch eben­falls syn­onym für einen web­ba­sierten Bewerbungsprozess über ein Online-Formular und eine Upload-Funktion ver­wendet. Welche Art der Bewerbung gewünscht ist, erschließt sich immer aus dem Kontext.

Vor- und Nachteile der Bewerbung per E‑Mail

Eine Bewerbung per E‑Mail zu ver­schi­cken, hat viele Vorteile: Die Bewerbung ist mit wenig Aufwand erstellt und kann schnell ver­sendet werden. Zudem ent­fällt das Porto für den Postversand und teure Mappen lassen sich ein­sparen. Auch das Unternehmen pro­fi­tiert von E‑Mail-Bewerbungen und kann diese unkom­pli­ziert an die betref­fenden Kollegen wei­ter­leiten – eben­falls per E‑Mail. Dadurch, dass keine Papier-Ressourcen ver­braucht werden, ent­steht auch kein Abfall. 

Aber auch inhalt­lich bieten digi­tale Bewerbungen ganz andere Möglichkeiten. In der IT-Branche ist es schon länger üblich, dass sich die Bewerber auf einer eigenen Webseite prä­sen­tieren. Doch auch in anderen Branchen kann der Link zur eigenen Homepage die E‑Mail-Bewerbung ent­spre­chend auf­werten. Die eigene Webseite bietet dem Bewerber viel umfang­rei­chere Stilmittel, um sich dem zukünf­tigen Arbeitgeber zu prä­sen­tieren.

Der Webdesigner beweist hier Sinn für das Ästhetische durch die opti­sche Gestaltung der Seite, der Redakteur bril­liert mit Wortakrobatik in seinen Website-Texten und der Sales Berater über­zeugt von seinem Verkaufstalent in einem kna­ckigen Videoclip. Der Trend zur Videobewerbung erobert ohnehin immer mehr Branchen.

Doch es gibt auch Nachteile: Wird die Bewerbung an eine all­ge­meine Info-Mail-Adresse geschickt, besteht die Gefahr, dass sie ohne direkten Ansprechpartner ver­loren geht. Recherchieren Sie sorg­fältig, wer für die Bewerbungen im Unternehmen zuständig ist. Gibt es weder in der Stellenausschreibung noch auf der Website des Unternehmens eine Auskunft dar­über, erfragen Sie gege­be­nen­falls tele­fo­nisch, an wen Sie Ihre Bewerbung per E‑Mail schi­cken dürfen. 

Wohin kommt das Anschreiben in der E‑Mail-Bewerbung?

Eine Frage, die viele Bewerber beschäf­tigt: Gehört das Bewerbungsschreiben als Textinhalt in die E‑Mail oder als PDF-Datei in den Anhang? Wird die Lösung vom Unternehmen nicht ein­deutig vor­ge­geben, gibt es hier keine rich­tige oder fal­sche Antwort. Ein Anschreiben im Anhang hat den Vorteil, dass der Empfänger der E‑Mail-Bewerbung nicht direkt mit einem langen Text kon­fron­tiert wird. Außerdem kann das Anschreiben im Anhang indi­vi­duell gestaltet werden und bildet mit dem Lebenslauf eine Einheit.

Andererseits sieht der Empfänger bei einem in der E‑Mail ent­hal­tenen Anschreibentext direkt, worum es sich han­delt. Der Anhang muss nicht erst her­un­ter­ge­laden und geöffnet werden. So ver­rin­gert sich die Dateigröße des bei­gefügten Anhangs. 

Um beide Vorlieben abzu­de­cken, emp­fiehlt es sich, das kom­plette Anschreiben dem Anhang bei­zu­fügen und nur die ersten ein bis zwei Absätze in die E‑Mail zu kopieren. Gern können Sie die Formulierungen in der E‑Mail noch etwas anpassen, wenn es sich aus Ihrer Sicht anbietet. Wichtig ist der kon­krete Bezug zur aus­ge­schrie­benen Stelle, zum Unternehmen und idea­ler­weise zum Ansprechpartner. Nichts ver­är­gert Personaler mehr, als unper­sön­liche Streutexte, die ganz offen­sicht­lich an meh­rere Firmen ver­sandt worden.

Was gehört in eine Bewerbung per E‑Mail?

Auch bei der elek­tro­ni­schen Bewerbung bilden das Anschreiben, der Lebenslauf und sämt­liche Anlagen wie Zeugnisse und Referenzen Ihre Bewerbungsunterlagen. Achten Sie darauf, dass ange­kün­digte Anlagen tat­säch­lich in Ihrer Bewerbungs-PDF ent­halten sind –  und zwar in der ange­ge­benen Reihenfolge. Ein Deckblatt ist optional.

Falls es vom Unternehmen nicht aus­drück­lich gewünscht ist, werden alle Dokumente Ihrer Bewerbung als eine PDF-Datei ver­schickt. So gehen Sie sicher, dass Ihr Anschreiben, der Lebenslauf und andere Anlagen gebün­delt ankommen und nichts ver­loren geht. Es emp­fiehlt sich eine Dateigröße von weniger als 5 MB.

Wichtige Tipps für die E‑Mail-Bewerbung

Haben Sie Ihre Bewerbungsunterlagen erfolg­reich erstellt? Prüfen Sie Ihre Bewerbung bevor Sie diese per E‑Mail abschi­cken nochmal auf unsere fol­genden Hinweise:

Datei-Format

Das PDF-Format hat gegen­über dem Word-Doc-Format den Vorteil, das es nicht ver­än­dert werden kann. Bei einem Word-Dokument können Sie auf­grund unter­schied­li­cher Word-Versionen auf den Zielcomputern ein­fach nicht wissen, wie Ihre Bewerbung aus­sehen wird. Das gilt vor allem dann, wenn Sie eine andere Office-Version wie etwa LibreOffice oder OpenOffice zur Erstellung ver­wenden.

Einheitlichkeit

In der E‑Mail sollten Sie mög­lichst auf HTML-Formatierung wie Fettdruck und Farben ver­zichten, denn nicht alle E‑Mail-Programme können diese dar­stellen. Wer viel Wert auf Einheitlichkeit legt, der ach­tete darauf, dass in der Bewerbung die gleiche Schriftart wie im E‑Mail-Anschreiben ver­wendet wird.

Tonalität

Im Internet neigen manche zu flap­sigen Formulierungen oder den Gebrauch von Umgangssprache. In E‑Mail-Bewerbungen ist das ein abso­lutes No-Go. Eine förm­liche Ansprache und sach­liche Formulierungen gehören hier zum guten Ton. Akronyme und Smileys sind tabu!

Absender-Adresse

Achten Sie auch auf Professionalität bei Ihrer E‑Mail-Adresse. Benutzen Sie lieber keine Privatadresse namens TasmanischerTeufel78@gmx.de. Das wirkt garan­tiert nicht seriös. Standard ist dagegen bei­spiels­weise Vorname.Nachname@provider.de.

Betreff

Lassen Sie die Betreffzeile bitte nicht leer. Erwähnen Sie statt­dessen die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Kontrollieren Sie, dass die Stelle im Betreff iden­tisch mit der Stellenbeschreibung in Ihrem Anschreiben ist, sonst ist Verwirrung vor­pro­gram­miert. 

Signatur

Fügen Sie Ihrer E‑Mail eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten bei: Name, Anschrift, Telefonnummer und falls vor­handen Links zu Ihren (beruf­li­chen) Social-Media-Profilen, zur eigenen Webseite oder ihren Skype-Kontakt.

Kontrolle

Schicken Sie die E‑Mail Freunden, Bekannten oder sich selbst, um sicher zu gehen, dass der Inhalt kor­rekt ange­zeigt wird und alle Anhänge sich öffnen lassen. Manchmal kann es helfen, die E‑Mail aus­zu­dru­cken und auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu über­prüfen. Haben Sie die E‑Mail samt Bewerbung ver­schickt, rechnen Sie mit einer Wartezeit von zwei bis vier Wochen. Verzichten Sie besser auf eine Empfangs- oder Lesebestätigung, da diese schnell auf­dring­lich wirken können.