Bewerbung per E-Mail: Aufbau, Mustertext und Tipps

Die Bewerbung per E-Mail ist heute der Standard. Doch viele Bewerber sind unsicher: Was gehört in den E-Mail-Text? Was in den Anhang? Und worauf müssen Sie bei Betreff, Format und Signatur achten? Dieser Ratgeber beantwortet alle wichtigen Fragen – mit konkreten Beispielen und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Was ist eine Bewerbung per E-Mail?

Eine Bewerbung per E-Mail ist eine digitale Bewerbung, bei der Anschreiben, Lebenslauf und weitere Unterlagen als PDF-Datei an den Arbeitgeber verschickt werden. Sie ersetzt die klassische Bewerbungsmappe und ist heute die am häufigsten genutzte Bewerbungsform. Inhaltlich unterscheidet sie sich nicht von einer postalischen Bewerbung – lediglich der Versandweg und einige formale Besonderheiten weichen ab.

Abgrenzung: Manchmal wird die E-Mail-Bewerbung auch als Online-Bewerbung bezeichnet. Dieser Begriff wird jedoch auch für webbasierte Bewerbungsformulare mit Upload-Funktion verwendet. Welche Form gewünscht ist, ergibt sich aus der Stellenausschreibung.

Was gehört in den Anhang der Bewerbungs-E-Mail?

Alle Bewerbungsunterlagen werden als eine einzige PDF-Datei zusammengefasst und als Anhang verschickt. Diese Datei enthält in der Regel:

• Anschreiben (optional auch im E-Mail-Text)
• Lebenslauf
• Zeugnisse (Schul-, Ausbildungs- oder Arbeitszeugnisse)
• Zertifikate und Nachweise
• Arbeitsproben (falls relevant)
• Deckblatt (optional)

Achten Sie darauf, dass alle im Anschreiben angekündigten Anlagen tatsächlich enthalten sind – und zwar in der genannten Reihenfolge. Die Dateigröße sollte 5 MB nicht überschreiten, da größere Anhänge bei manchen E-Mail-Programmen nicht zugestellt werden.

Tipp zum Dateinamen: Benennen Sie Ihre PDF-Datei klar und professionell, zum Beispiel: Bewerbung_Vorname_Nachname_Stelle.pdf. Dateinamen wie Dokument1.pdf wirken unprofessionell und erschweren die Ablage beim Empfänger.

Was kommt in den Text der Bewerbungs-E-Mail?

Der E-Mail-Text ist nicht das Anschreiben – er ist eine kurze, persönliche Einleitung, die den Empfänger direkt anspricht und auf den Anhang hinweist. Viele Bewerber vernachlässigen diesen Teil oder kopieren das gesamte Anschreiben in die E-Mail. Beides ist nicht optimal.

Empfehlenswert ist folgende Vorgehensweise: Schreiben Sie einen kurzen E-Mail-Text mit zwei bis drei Absätzen und fügen Sie das vollständige Bewerbungsschreiben als Teil des Anhangs bei. So sieht der Empfänger sofort, worum es geht – ohne den Anhang öffnen zu müssen.

Mustertext für die Bewerbungs-E-Mail

Sehr geehrte Frau [Name],

hiermit bewerbe ich mich auf die Stelle als [Berufsbezeichnung], die Sie auf [Plattform/Website] ausgeschrieben haben.

Mit meiner Erfahrung in [relevanter Bereich] und meiner Motivation, [konkreter Bezug zum Unternehmen], bin ich überzeugt, einen wertvollen Beitrag in Ihrem Team leisten zu können. Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte meinen beigefügten Bewerbungsunterlagen.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für ein Gespräch jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname]

Passen Sie diesen Text individuell an – generische Formulierungen fallen Personalern sofort auf.

Betreff der Bewerbungs-E-Mail: So formulieren Sie ihn richtig

Der Betreff ist das Erste, was der Empfänger sieht. Er sollte klar, präzise und identisch mit der Stellenbezeichnung in Ihrer Bewerbung sein. Fehler im Betreff – oder ein leerer Betreff – hinterlassen direkt einen schlechten ersten Eindruck.

Empfohlenes Format: Bewerbung als [Stellenbezeichnung] – [Vorname Nachname]

Beispiele:

• Bewerbung als Projektmanager (m/w/d) – Max Mustermann
• Bewerbung auf Ihre Stellenanzeige: Marketing Manager – Anna Schmidt

Falls in der Ausschreibung eine Referenznummer angegeben ist, fügen Sie diese ebenfalls ein: Bewerbung als Buchhalter (m/w/d) | Ref.-Nr. 2024-089 – Max Mustermann

Bewerbung per E-Mail: Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Unterlagen vorbereiten: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate als PDF-Dateien bereitstellen.
2. Zu einer PDF zusammenfassen: Alle Dokumente in einer einzigen PDF-Datei zusammenführen (max. 5 MB).
3. PDF benennen: Dateinamen professionell wählen, z. B. Bewerbung_MaxMustermann_Projektmanager.pdf.
4. Empfänger recherchieren: Ansprechpartner in der Stellenanzeige oder auf der Unternehmenswebsite ermitteln. Falls nicht angegeben: telefonisch erfragen.
5. E-Mail-Adresse prüfen: Professionelle Absenderadresse verwenden (vorname.nachname@provider.de).
6. Betreff formulieren: Stellenbezeichnung und Namen angeben, ggf. Referenznummer ergänzen.
7. E-Mail-Text schreiben: Kurzen, persönlichen Text verfassen (2-3 Absätze), der auf den Anhang verweist.
8. Signatur einfügen: Name, Adresse, Telefonnummer und berufliche Profile (z. B. LinkedIn).
9. Kontrolle: E-Mail an sich selbst schicken, alle Anhänge prüfen, Rechtschreibung kontrollieren.
10. Versenden: Bewerbung abschicken und eine Wartezeit von zwei bis vier Wochen einplanen.

Vor- und Nachteile der Bewerbung per E-Mail

Vorteile:

• Schnell erstellt und sofort versendbar
• Keine Porto- und Materialkosten
• Einfache Weiterleitung im Unternehmen
• Möglichkeit, ergänzende Links (eigene Website, Portfolio, LinkedIn) einzubinden
• Umweltfreundlich durch den Verzicht auf Papier

Nachteile:

• Bewerbungen an allgemeine Info-Adressen können untergehen – deshalb immer einen konkreten Ansprechpartner recherchieren
• Technische Probleme (Spam-Filter, zu große Anhänge) können den Empfang verhindern
• Ohne professionelle Absenderadresse und klaren Betreff wirkt die Bewerbung schnell unprofessionell

Wer sich besonders von anderen Bewerbern abheben möchte, kann in der E-Mail auf eine eigene Website oder ein Online-Portfolio verlinken. In kreativen Berufen und der IT-Branche ist das bereits üblich. Auch die Videobewerbung gewinnt in immer mehr Branchen an Bedeutung.

Wichtige Tipps für die Bewerbung per E-Mail

Dateiformat

Verwenden Sie ausschließlich das PDF-Format. Im Gegensatz zu Word-Dokumenten (.docx) bleibt das Layout in einer PDF-Datei auf jedem Gerät und in jedem Betriebssystem unverändert. Das gilt auch dann, wenn Sie mit LibreOffice oder OpenOffice arbeiten.

Absender-E-Mail-Adresse

Nutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse im Format vorname.nachname@provider.de. Adressen wie TasmanischerTeufel78@gmx.de wirken nicht seriös und können dazu führen, dass Ihre Bewerbung nicht ernst genommen wird.

Einheitlichkeit

Achten Sie darauf, dass Schriftart und Gestaltung in Ihrer PDF-Datei und im E-Mail-Text harmonieren. Verzichten Sie im E-Mail-Text auf HTML-Formatierungen wie Fettdruck oder farbige Schrift – nicht alle E-Mail-Programme stellen diese korrekt dar.

Tonalität

Der E-Mail-Text einer Bewerbung folgt denselben Regeln wie ein formelles Schreiben: höfliche Ansprache, sachliche Formulierungen, kein Slang, keine Abkürzungen und keine Emojis. Auch wenn E-Mails im Alltag oft informell sind – bei einer Bewerbung gilt das nicht.

Signatur

Fügen Sie Ihrer E-Mail eine vollständige Signatur hinzu. Diese sollte enthalten:

• Vor- und Nachname
• Anschrift
• Telefonnummer
• Berufliche Profile (z. B. LinkedIn, Xing)
• Link zur eigenen Website oder Portfolio (falls vorhanden)

Kontrolle vor dem Versand

Schicken Sie die fertige E-Mail zunächst an sich selbst. Prüfen Sie dabei: Lässt sich der Anhang öffnen? Stimmt die Darstellung? Sind alle Anlagen vollständig? Erst wenn alles korrekt ist, versenden Sie die Bewerbung an den Arbeitgeber. Auf eine Lesebestätigung sollten Sie verzichten – sie kann als aufdringlich wahrgenommen werden.

Häufige Fragen zur Bewerbung per E-Mail

Was schreibt man in den Text einer Bewerbungs-E-Mail?

Der E-Mail-Text ist eine kurze Einleitung mit zwei bis drei Absätzen. Er nennt die Stelle, auf die Sie sich bewerben, gibt einen knappen Einblick in Ihre Motivation und verweist auf die beigefügten Unterlagen. Das vollständige Anschreiben gehört in den Anhang.

Schickt man das Anschreiben als Anhang oder in den E-Mail-Text?

Beides ist möglich. Empfehlenswert ist, das vollständige Anschreiben in den Anhang zu legen und im E-Mail-Text nur die ersten ein bis zwei Absätze zu wiederholen. So profitieren Sie von den Vorteilen beider Varianten.

Wie groß darf der Anhang einer Bewerbungs-E-Mail sein?

Die Dateigröße sollte 5 MB nicht überschreiten. Größere Dateien können von Spam-Filtern blockiert oder nicht zugestellt werden. Scannen Sie Zeugnisse in ausreichender, aber nicht übermäßiger Qualität (150-200 dpi reicht in der Regel aus).

Was kommt in den Betreff einer Bewerbungs-E-Mail?

Der Betreff sollte die genaue Stellenbezeichnung, Ihren Namen und – falls angegeben – die Referenznummer enthalten. Beispiel: Bewerbung als Marketing Manager (m/w/d) – Anna Schmidt.

Muss man nach einer Bewerbung per E-Mail nachfassen?

Nach einer Wartezeit von zwei bis vier Wochen ist eine kurze, höfliche Nachfrage per E-Mail oder Telefon üblich und zeigt Interesse. Vermeiden Sie mehrfaches Nachfragen – das wirkt aufdringlich.

Wohin schicke ich meine Bewerbung, wenn kein Ansprechpartner angegeben ist?

Recherchieren Sie auf der Unternehmenswebsite oder rufen Sie direkt an, um den zuständigen Ansprechpartner zu erfragen. Eine Bewerbung an eine allgemeine Info-Adresse zu schicken, erhöht das Risiko, dass sie nicht die richtige Person erreicht.