Bewerbung per E-Mail: Beachten Sie diese Besonderheiten

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Bei der Bewerbung per E-Mail gibt es Besonderheiten, die von der klassischen Bewerbungsmappe unterscheiden.

Nur in seltenen Fällen verlangen Unternehmen heutzutage noch Bewerbungsunterlagen über den Postweg. Mittlerweile hat sich die Bewerbung per E-Mail durchgesetzt. Inhaltlich unterscheidet sich die Online-Bewerbung auch nicht von der klassischen Bewerbungsmappe. Und doch gibt es Besonderheiten, die Sie bei der Bewerbung per E-Mail zu beachten haben. Diese erläutern wir Ihnen im folgenden Beitrag.

Was ist eine E-Mail-Bewerbung?

Die Bewerbung per E-Mail erfolgt über den elektronischen Postversand. Wie auch die postalische Bewerbung enthält die E-Mail-Bewerbung neben einem Anschreiben und Ihrem Lebenslauf weitere Unterlagen wie Zeugnisse, Zertifikate oder Arbeitsproben. Statt die Dokumente auszudrucken und in einer Bewerbungsmappe zusammenzufügen, werden alle Bestandteile für die Bewerbung per E-Mail als PDF-Datei erstellt, um diese als Anhang online an den gewünschten Empfänger versenden zu können. 

Manchmal wird die E-Mail-Bewerbung auch als Online-Bewerbung bezeichnet. Letzteres wird jedoch ebenfalls synonym für einen webbasierten Bewerbungsprozess über ein Online-Formular und eine Upload-Funktion verwendet. Welche Art der Bewerbung gewünscht ist, erschließt sich immer aus dem Kontext.

Vor- und Nachteile der Bewerbung per E-Mail

Eine Bewerbung per E-Mail zu verschicken, hat viele Vorteile: Die Bewerbung ist mit wenig Aufwand erstellt und kann schnell versendet werden. Zudem entfällt das Porto für den Postversand und teure Mappen lassen sich einsparen. Auch das Unternehmen profitiert von E-Mail-Bewerbungen und kann diese unkompliziert an die betreffenden Kollegen weiterleiten – ebenfalls per E-Mail. Dadurch, dass keine Papier-Ressourcen verbraucht werden, entsteht auch kein Abfall. 

Aber auch inhaltlich bieten digitale Bewerbungen ganz andere Möglichkeiten. In der IT-Branche ist es schon länger üblich, dass sich die Bewerber auf einer eigenen Webseite präsentieren. Doch auch in anderen Branchen kann der Link zur eigenen Homepage die E-Mail-Bewerbung entsprechend aufwerten. Die eigene Webseite bietet dem Bewerber viel umfangreichere Stilmittel, um sich dem zukünftigen Arbeitgeber zu präsentieren.

Der Webdesigner beweist hier Sinn für das Ästhetische durch die optische Gestaltung der Seite, der Redakteur brilliert mit Wortakrobatik in seinen Website-Texten und der Sales Berater überzeugt von seinem Verkaufstalent in einem knackigen Videoclip. Der Trend zur Videobewerbung erobert ohnehin immer mehr Branchen.

Doch es gibt auch Nachteile: Wird die Bewerbung an eine allgemeine Info-Mail-Adresse geschickt, besteht die Gefahr, dass sie ohne direkten Ansprechpartner verloren geht. Recherchieren Sie sorgfältig, wer für die Bewerbungen im Unternehmen zuständig ist. Gibt es weder in der Stellenausschreibung noch auf der Website des Unternehmens eine Auskunft darüber, erfragen Sie gegebenenfalls telefonisch, an wen Sie Ihre Bewerbung per E-Mail schicken dürfen. 

Wohin kommt das Anschreiben in der E-Mail-Bewerbung?

Eine Frage, die viele Bewerber beschäftigt: Gehört das Bewerbungsschreiben als Textinhalt in die E-Mail oder als PDF-Datei in den Anhang? Wird die Lösung vom Unternehmen nicht eindeutig vorgegeben, gibt es hier keine richtige oder falsche Antwort. Ein Anschreiben im Anhang hat den Vorteil, dass der Empfänger der E-Mail-Bewerbung nicht direkt mit einem langen Text konfrontiert wird. Außerdem kann das Anschreiben im Anhang individuell gestaltet werden und bildet mit dem Lebenslauf eine Einheit.

Andererseits sieht der Empfänger bei einem in der E-Mail enthaltenen Anschreibentext direkt, worum es sich handelt. Der Anhang muss nicht erst heruntergeladen und geöffnet werden. So verringert sich die Dateigröße des beigefügten Anhangs. 

Um beide Vorlieben abzudecken, empfiehlt es sich, das komplette Anschreiben dem Anhang beizufügen und nur die ersten ein bis zwei Absätze in die E-Mail zu kopieren. Gern können Sie die Formulierungen in der E-Mail noch etwas anpassen, wenn es sich aus Ihrer Sicht anbietet. Wichtig ist der konkrete Bezug zur ausgeschriebenen Stelle, zum Unternehmen und idealerweise zum Ansprechpartner. Nichts verärgert Personaler mehr, als unpersönliche Streutexte, die ganz offensichtlich an mehrere Firmen versandt worden.

Was gehört in eine Bewerbung per E-Mail?

Auch bei der elektronischen Bewerbung bilden das Anschreiben, der Lebenslauf und sämtliche Anlagen wie Zeugnisse und Referenzen Ihre Bewerbungsunterlagen. Achten Sie darauf, dass angekündigte Anlagen tatsächlich in Ihrer Bewerbungs-PDF enthalten sind –  und zwar in der angegebenen Reihenfolge. Ein Deckblatt ist optional.

Falls es vom Unternehmen nicht ausdrücklich gewünscht ist, werden alle Dokumente Ihrer Bewerbung als eine PDF-Datei verschickt. So gehen Sie sicher, dass Ihr Anschreiben, der Lebenslauf und andere Anlagen gebündelt ankommen und nichts verloren geht. Es empfiehlt sich eine Dateigröße von weniger als 5 MB.

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Wichtige Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Haben Sie Ihre Bewerbungsunterlagen erfolgreich erstellt? Prüfen Sie Ihre Bewerbung bevor Sie diese per E-Mail abschicken nochmal auf unsere folgenden Hinweise:

Datei-Format

Das PDF-Format hat gegenüber dem Word-Doc-Format den Vorteil, das es nicht verändert werden kann. Bei einem Word-Dokument können Sie aufgrund unterschiedlicher Word-Versionen auf den Zielcomputern einfach nicht wissen, wie Ihre Bewerbung aussehen wird. Das gilt vor allem dann, wenn Sie eine andere Office-Version wie etwa LibreOffice oder OpenOffice zur Erstellung verwenden.

Einheitlichkeit

In der E-Mail sollten Sie möglichst auf HTML-Formatierung wie Fettdruck und Farben verzichten, denn nicht alle E-Mail-Programme können diese darstellen. Wer viel Wert auf Einheitlichkeit legt, der achtete darauf, dass in der Bewerbung die gleiche Schriftart wie im E-Mail-Anschreiben verwendet wird.

Tonalität

Im Internet neigen manche zu flapsigen Formulierungen oder den Gebrauch von Umgangssprache. In E-Mail-Bewerbungen ist das ein absolutes No-Go. Eine förmliche Ansprache und sachliche Formulierungen gehören hier zum guten Ton. Akronyme und Smileys sind tabu!

Absender-Adresse

Achten Sie auch auf Professionalität bei Ihrer E-Mail-Adresse. Benutzen Sie lieber keine Privatadresse namens TasmanischerTeufel78@gmx.de. Das wirkt garantiert nicht seriös. Standard ist dagegen beispielsweise Vorname.Nachname@provider.de.

Betreff

Lassen Sie die Betreffzeile bitte nicht leer. Erwähnen Sie stattdessen die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Kontrollieren Sie, dass die Stelle im Betreff identisch mit der Stellenbeschreibung in Ihrem Anschreiben ist, sonst ist Verwirrung vorprogrammiert. 

Signatur

Fügen Sie Ihrer E-Mail eine Signatur mit Ihren Kontaktdaten bei: Name, Anschrift, Telefonnummer und falls vorhanden Links zu Ihren (beruflichen) Social-Media-Profilen, zur eigenen Webseite oder ihren Skype-Kontakt.

Kontrolle

Schicken Sie die E-Mail Freunden, Bekannten oder sich selbst, um sicher zu gehen, dass der Inhalt korrekt angezeigt wird und alle Anhänge sich öffnen lassen. Manchmal kann es helfen, die E-Mail auszudrucken und auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Haben Sie die E-Mail samt Bewerbung verschickt, rechnen Sie mit einer Wartezeit von zwei bis vier Wochen. Verzichten Sie besser auf eine Empfangs- oder Lesebestätigung, da diese schnell aufdringlich wirken können.

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