Wie interne Kommunikation die Effizienz steigert
Wie ausgeprägt die interne Kommunikation in einem Unternehmen gelebt wird, bestimmt mitunter seinen wirtschaftlichen Erfolg. Sie dient als Hebel, um das Führungs- und Verhaltensmanagement einer Organisation zu steuern. Als Bestandteil der Unternehmenskultur nimmt die interne Kommunikation auch unmittelbar Einfluss auf die Mitarbeitermotivation. Zudem unterstützt ein jederzeit transparenter Austausch den kontinuierlichen Dialog zwischen Mitarbeitern jeglicher Hierarchieebenen, der wiederum den Informations- sowie Wissenstransfer fördert.
Das sind ausreichend Gründe, die dafür sprechen, dass Unternehmen stets dazu angehalten sind, ihre interne Kommunikation zu verbessern. Denn ein fließender Informationsaustausch unter zufriedenen Mitarbeitern steigert die Effizienz. Mit den richtigen Werkzeugen kann es Ihnen gelingen, die Kommunikationsfähigkeit innerhalb Ihres Unternehmens zu verbessern.
Die interne Kommunikation in Unternehmen verbessern
Kommunikation findet im Alltag nicht nur verbal, sondern auch nonverbal statt. Ebenso lässt sich der Informationsaustausch im beruflichen Kontext als formell und informell unterscheiden. Während die formelle interne Kommunikation über im Unternehmen definierte Instrumente und ‑kanäle erfolgt, findet der informelle Austausch sinnbildlich zwischen Tür und Angel statt. Gespräche an der Kaffeemaschine prägen die Unternehmenskultur genauso wie schriftlich festgehaltene Handbücher im Intranet.
Möchten Sie die Nachhaltigkeit der internen Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens verbessern, so bauen Sie auf folgendem Konzept auf:
Säulen der internen Kommunikation
Das Kommunikationskonzept, das insbesondere der Führung von Mitarbeitern dient, gibt vier Säulen vor:
- Unternehmenskommunikation besteht aus der Weitergabe von Informationen.
- Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße, sie lebt vom Dialog aller Mitarbeiter.
- Motivation und Zuspruch in der Kommunikation führen zu einer höheren Produktivität.
- Aktiver Wissenstransfer sichert Informationsverlust und bindet Mitarbeiter nachhaltig.
Instrumente für effizientes Kommunizieren
Um ein nachhaltiges Kommunikationskonzept zu leben, brauchen Unternehmen fest definierte Instrumente. Dabei kann es sich um folgende Kommunikationskanäle handeln:
- Für die dokumentierte Aufgabenverwaltung und den Austausch von Dateien eignet sich ein Projektmanagement-Tool, auf das Mitarbeiter proaktiv zugreifen können.
- Die Verwaltung von Projekten, Dateien und Mitarbeitern kann ebenso über ein Intranet, ein in sich geschlossenes, nicht öffentliches Rechnernetz, erfolgen.
- Verfügt das im Unternehmen eingesetzte Projektmanagement-Tool über keine Chat-Funktion, empfiehlt sich ein Messenger-Dienst für kurze Absprachen ohne persönliches Gespräch.
- Ein Wiki – eine Art Wikipedia für Ihr Unternehmen – dient als Sammelstelle nützlicher Informationen für den organisationsweiten Wissenstransfer.
- E‑Mails werden zunehmend für die externe Kommunikation genutzt, können aber als Unternehmensnewsletter auch als internes Informationsrundschreiben dienen.
- Auch geschlossene Mitarbeiter-Gruppen auf Social Media sind mittlerweile gängige Tools zur kurzfristigen Informationsweitergabe aufgrund ihrer hohen privaten Beachtung.
Selbstverständlich braucht es nicht zwingend alle Kanäle. Konzentrieren Sie sich in Ihrem Unternehmen auf die für sie wichtigsten drei Tools. Sind die jeweiligen Inhalte der Kanäle definiert, wissen Mitarbeiter, wo sie welche Informationen erfragen, finden oder einstellen können.
Kommunikation lebt nur, wenn alle mitmachen
Um die interne Kommunikation zu verbessern, werden Sie an persönlichen Gesprächen im Arbeitsalltag nicht vorbeikommen. Meetings – auch in digitaler Form – gelten nach wie vor als geeignetes Instrument für ein Projekt-Kickoff oder zur Aufgabenverteilung. Auch kleine Informationsrunden in Form eines am Morgen durchgeführten Daily Stand-Ups innerhalb einzelner Teams fördern die Zusammenarbeit. Genauso wichtig sind regelmäßig stattfindende Feedback-Runden, um Leistungen zu korrigieren oder Mitarbeiter zu motivieren.
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Wie sich die interne Kommunikation auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt, lässt sich über anonyme Umfragen erfassen. Auf diese Weise können Unternehmen überprüfen, ob die ergriffenen Maßnahmen Wirkung zeigen.
Wer neue Kommunikationsinstrumente einführen möchte, sollte im Stande sein, den Nutzen und die damit verbundenen Vorteile kenntlich zu machen. Neben Überzeugungsarbeit braucht es Ausdauer: Wie bei allen Neuerungen sollten Sie proaktiv vorgehen und stets als Vorbild fungieren, indem Sie das neue Kommunikationstool in die Unternehmensabläufe integrieren.
Nachhaltige Unternehmensführung durch interne Kommunikation
Um die interne Kommunikation zu verbessern, muss der aktive Austausch zwischen allen Mitarbeitern stetig gefördert werden. Je transparenter ein Unternehmen kommuniziert, desto erfolgreicher lebt es seine Werte und erhöht dadurch seine Produktivität. Konzerne, die diese Erkenntnis verinnerlichen, bauen so ihren Wettbewerbsvorteil stetig aus.
